|
Căn cứ Quyết định số 147/QĐ-BCĐ19 ngày 26/9/2024 về việc Phê duyệt Kế hoạch kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2024;
Căn cứ Công văn số 2043/SKHCN-TĐC ngày 30/9/2024 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Thừa Thiên Huế về việc kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước năm 2024;
Nay Ủy ban nhân dân xã Thủy Thanh báo cáo kết quả xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 như sau:
I. KẾT QUẢ ĐÃ THỰC HIỆN
1. Việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015:
1.1. Tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015:
UBND xã tiếp tục thực hiện các nội dung áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, sau khi được hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh, của UBND thị xã. UBND xã đã kiện toàn Ban chỉ đạo khi có sự thay đổi về nhân sự, Ban soạn thảo, đại diện lãnh đạo về chất lượng với thành phần đúng theo yêu cầu. Thành phần Ban Chỉ đạo gồm lãnh đạo UBND xã, các cán bộ, công chức chuyên môn có nhiệm vụ thường xuyên thực hiện các công việc theo yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015. Đồng thời đã cử 01 đồng chí Phó Chủ tịch làm Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). Việc xây dựng, áp dụng Hệ thống ISO tại cơ quan xã được triển khai thực hiện thường xuyên, liên tục đảm bảo theo quy định và áp dụng đầy đủ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan.
UBND xã đã chỉ đạo triển khai xây dựng ban hành toàn bộ hệ thống tài liệu HTQLCL: Ban hành sổ tay chất lượng; các quy trình bắt buộc của hệ thống; các quy trình ISO thuộc phạm vi tiếp nhận và giải quyết TTHC; các quy trình nội bộ; ban hành Kế hoạch số 102/KH-UBND ngày 14/12/2023 của UBND xã kế hoạch duy trì áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 năm 2023; ban hành Quyết định số 04/QĐ-UBND ngày 04/01/2024 về việc công bố, ban hành mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2024; Kế hoạch số 04/KH-UBND ngày 05/01/2024 kế hoạch đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 năm 2024.
Thực hiện chương trình đánh giá nội bộ: Ban hành chương trình ĐGNB; Quyết định thành lập Đoàn ĐGNB; Sử dụng phiếu ghi chép trong quá trình ĐGNB, sau đánh giá có báo cáo kết quả ĐGNB; Biên bản họp xem xét lãnh đạo.
- Tổ chức khảo sát, đánh giá sự hài lòng của khách hàng theo phương pháp đo lường (phiếu khảo sát, qua tài khoản Hue-S, Kiot tra cứu thông tin đặt tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã…) có báo cáo, đánh giá mức độ hài lòng Quý 1, Quý 2, Quý 3 năm 2024.
1.2. Phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã:
Đơn vị đã xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết, đảm bảo 100% thủ tục hành chính UBND tỉnh công bố áp dụng được xây dựng thành quy trình ISO. Khi có sự thay đổi, bổ sung thủ tục hành chính, đơn vị kịp thời cập nhật vào quy trình giải quyết công việc.
- UBND xã thực hiện theo Quyết định số 2276/QĐ-UBND ngày 21/9/2022 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về việc phê duyệt quy trình nội bộ bắt buộc áp dụng tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 3141/QĐ-UBND ngày 26 tháng 12 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.
Đến nay Ủy ban nhân dân xã duy trì thực hiện hệ thống ISO 9001:2015: 06 quy trình hệ thống, 14 quy trình nội bộ, 134 quy trình nội bộ TTHC.
Việc thực hiện công bố HTQLCL theo quy định: Đã thực hiện việc công bố, công khai hệ thống QLCL phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trên các lĩnh vực hoạt động của xã đảm bảo quy định.
1.3. Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
Đơn vị đã ban hành hệ thống tài liệu gồm: sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, 06 quy trình hệ thống bắt buộc, các quy trình tác nghiệp có liên quan và được phân phối đến các ban ngành, bộ phận có liên quan để thực hiện. Qua đó có 6 bộ phận và 9 công chức được nhận tài liệu hướng dẫn có liên quan.
1.4. Việc rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành lại bộ tài liệu của HTQLCL khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, phạm vi hoạt động, lĩnh vực áp dụng, sự thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật, bộ TTHC…:
Ban hành bộ tài liệu của HTQLCL theo hư hướng dẫn Ban chỉ đạo 19, Sở Khoa học và Công nghệ nhằm đồng bộ đồng bộ mã định danh điện tử vào các quy trình tạo tiền đề để xây dựng ISO điện tử.
1.5. Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan
- Ban hành chính sách lượng: ngay từ đầu năm, UBND xã đã ban hành Quyết định số 04/QĐ-UBND ngày 04/01/2024 về việc Công bố và ban hành mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng áp dụng tại xã Thủy Thanh năm 2024 (kèm theo Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng) đảm bảo đúng quy định.
- Hoạt động xem xét của lãnh đạo, hoạt động đánh giá nội bộ 2024 và thực hiện sự không phù hợp:
+ Kế hoạch số 04/KH-UBND ngày 05/01/2024 của UBND xã về kế hoạch đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 năm 2024.
+ Thông báo số 43/TB-UBND ngày 10/06/2024 của UBND xã về đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 năm 2024.
+ Quyết định số 06/QĐ-UBND ngày 05/01/2024 của UBND xã về thành lập đoàn đánh giá nội bộ thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 năm 2024.
+ Quyết định số 273/QĐ-UBND ngày 22/05/2024 của UBND xã về thay đổi thành viên đoàn đánh giá nội bộ thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 năm 2024.
+ Báo cáo số 123/BC-UBND ngày 14/06/2024 của UBND xã về kết quả đánh giá nội bộ năm 2024.
+ Công bố Hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với các lĩnh vực hoạt động của ủy ban nhân dân xã Thủy Thanh theo Quyết định số 375/QĐ-UBND ngày 12/9/2024.
+ Quyết định số 231 ngày 05/10/2022 về việc bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 tại UBND xã Thủy Thanh sau khi có sự thay đổi về nhân sự.
Đơn vị đã tiến hành cuộc đánh giá nội bộ và thực hiện xem xét của lãnh đạo theo quy định 01 lần/năm. Qua tổ chức đánh giá các bộ phận thực hiện đảm bảo đúng theo đúng quy trình.
- Hoạt động đánh giá sự hài lòng của khách hàng: UBND xã ban hành Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 14/12/2023 về tổ chức đánh giá mức độ hài lòng của người dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính năm 2024 tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND xã để giúp Ủy ban nhân dân xã nắm được chất lượng cung cấp dịch vụ hành chính công và năng lực, đạo đức của cán bộ, công chức.
- Việc thực hiện các quy trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong Hệ thống quản lý chất lượng:
Thông qua áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO trong đơn vị UBND xã, lãnh đạo đơn vị điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất. Cán bộ, công chức được phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả nhờ việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã xây dựng, thực hiện được trách nhiệm, quyền hạn của mình đúng nơi, đúng thẩm quyền của người phê duyệt.
- Hoạt động cải tiến HTQLCL: UBND xã đã xây dựng và ban hành đầy đủ Kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL; Quyết định ban hành mục tiêu chất lượng (MTCL), MTCL và Kế hoạch thực hiện MTCL đồng bộ theo Bộ mẫu hướng của BCĐ 19; Kế hoạch đánh giá nội bộ (ĐGNB) của cơ quan năm 2024; đã công bố HTQLCL phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
Thường xuyên rà soát các quy trình thủ tục hành chính phát sinh mới và
các quy trình xử lý công việc cần thiết, cập nhật liên tục hệ thống quy trình thủ tục hành chính và quy trình xử lý công việc.
Căn cứ kết quả đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo, Ban chỉ đạo ISO đã
xác định về tính phù hợp, sự đầy đủ, khả năng thực hiện và hiệu quả đạt được
của HTQLCL của các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó, đã tiến hành sửa đổi một
số nội dung như: bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ một số nội dung trong quy trình,
hồ sơ phù hợp với các quy định hiện hành.
2. Tổ chức thực hiện các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước:
2.1. Việc bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL:
- Thực hiện tốt Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ trong hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL. Công tác xây dựng kế hoạch và đánh giá kết quả thực hiện MLTC đã được xây dựng cụ thể tại Kế hoạch số 102/KH-UBND ngày 14/12/2023 của UBND xã Thuỷ Thanh về triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan hành chính năm 2024.
- Thực hiện công tác xây dựng, công tác thực hiện kế hoạch; các mốc thời gian thực hiện, các tiêu chí thực hiện tới toàn thể các bộ phận chuyên môn, cán bộ, công chức. UBND xã Thuỷ Thanh đã ban hành: Quyết định số 235/QĐ-UBND ngày 11/04/2024 về việc kiện toàn Ban soạn thảo văn bản hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Quyết định số 231/QĐ-UBND ngày 05/10/2022 về việc bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 tại UBND xã Thủy Thanh.
- Báo cáo về tình hình giải quyết hồ sơ thực hiện TTHC (đúng hẹn, trước hẹn, trễ hẹn; số lượng, tỷ lệ hồ sơ có sai sót khi thực hiện quy trình giải quyết…) năm 2024 (tính đến thời điểm báo cáo): Thống kê từ 01/01/2024 đến 01/10/2024: UBND xã đã tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính trên các lĩnh vực là 1.269 hồ sơ (trong đó, trực tuyến toàn trình và một phần: 1.267 hồ sơ; trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính: 02 hồ sơ). Số hồ sơ giải quyết đúng trước hạn: 474 hồ sơ, đạt 37.35%; đúng hạn: 794 hồ sơ, đạt 62.57%; hồ sơ trễn hạn: 01 hồ sơ, đạt 0.08%.
- Hoạt động áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC: Đã thực hiện cập nhật các quy trình trên trang điều hành tác nghiệp đa cấp công khai toàn thể cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã để biết và niêm yết trên trang thông tin điện tử xã để toàn thể nhân dân biết để theo dõi giám sát thực hiện.
- Việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan:
Ban hành Quyết định số 375/QĐ-UBND ngày 12/9/2024 của UBND xã về việc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; đảm bảo 100% TTHC đã được UBND tỉnh phê duyệt đã được công bố. Đã niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã, đồng thời công khai trên trang thông tin điện tử xã theo đường dẫn: https://thuythanh.thuathienhue.gov.vn/?gd=1&cn=97&tc=92831
- Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL: Các bộ phận chuyên môn, công chức được giao thực hiện quy trình có trách nhiệm theo dõi, báo cáo và đề xuất cấp có thẩm quyền về các thủ tục hành chính hoặc văn bản quy phạm pháp luật có liên quan được bổ sung, hoặc bãi bỏ.
II. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN
1. Nhận xét, đánh giá hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2015 tại cơ quan
Việc rà soát, cập nhật danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài; đảm bảo rà soát thay đổi các quy trình liên quan đến hoạt động xử lý công việc phù hợp với sự thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật: UBND xã thường xuyên chỉ đạo các bộ phận thường xuyên rà soát, đơn giản hoá, công bố công khai TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết trên cổng thông tin điện tử của xã, rà soát cập nhật khi có các văn bản QPPL thay đổi kịp thời đề nghị xem xét sửa đổi cho phù hợp.
Nhìn chung, UBND xã đã duy trì thực hiện hệ thống ISO đúng theo yêu cầu và kế hoạch, giúp lãnh đạo cơ quan điều hành nội bộ và kiểm soát công việc tốt hơn, đặt biệt trong hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của người dân. Hệ thống hồ sơ, tài liệu được sắp xếp, kiểm soát chặt chẽ giúp việc sử dụng thuận tiện, nhanh chóng, khắc phục những thiếu sót trong quá trình giải quyết công việc, góp phần tích cực vào công tác cải cách hành chính tại địa phương.
Tuyên truyền phổ biến rộng rãi đến các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn về mục đích, ý nghĩa, nội dung, yêu cầu và lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
2. Tồn tại, hạn chế cần khắc phục:
- Công tác cập nhật, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các qui trình, biểu mẫu khi có sự thay đổi của các văn bản QPPL liên quan đến hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001: 2015 triển khai đôi lúc còn chậm.
- Quy trình xây dựng và áp dụng hệ thống ISO đến nay vẫn còn một số cán
bộ, công chức chuyên môn chưa thực sự hiểu rõ về tính hiệu quả của hệ thống và chủ yếu thực hiện công việc theo kinh nghiệm.
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính
thay đổi liên tục làm cho các quy trình hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi,
gây khó khăn trong quá trình thực hiện, duy trì HTQLCL tại đơn vị.
3. Hành động khắc phục
+ Đối với Ban Chỉ đạo.
- Tiếp tục giám sát thực hiện các quy trình quản lý hệ thống: kiểm soát hồ sơ, tài liệu, kiểm soát sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, lưu trữ hồ sơ khi thực hiện các quy trình.
+ Đối với thành viên và công chức chuyên môn.
- Triển khai khắc phục những tồn tại, hạn chế.
- Tiếp tục duy trì áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Tiếp tục thực hiện đầy đủ quy định của quy trình kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ.
- Thường xuyên cập nhật các căn cứ pháp lý mới ban hành để giải quyết các thủ tục hành chính, tiến hành rà soát và thực hiện chỉnh sửa, bổ sung những thay đổi vào HTQLCL đúng quy định.
- Thực hiện nghiêm túc việc duy trì áp dụng, cải tiến HTQLCL đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của HTQLCL đang áp dụng, nhất là các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính tại cơ quan.
III. Kiến nghị, đề xuất
Đề nghị Sở Khoa học và Công thường xuyên mở các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và hỗ trợ các điều kiện cần thiết khác để đơn vị thực hiện tốt công tác duy trì cải tiến sau khi công bố phù hợp tiêu chuẩn ISO.
Trên đây là tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 tại UBND xã Thuỷ Thanh./. |